GDPR Disclaimer

Inleiding

Als accountantskantoor staan wij in voor de verwerking van heel wat gegevens. Een deel van deze gegevens heeft betrekking op persoonsgegevens. In dit kader delen wij u het volgende mee.

De persoonsgegevens die wij verwerken kunnen betrekking hebben op uw hoedanigheid als klant van het kantoor, maar ook als zakelijke relatie van onze klanten (u bent bijvoorbeeld leverancier, klant, lid, aandeelhouder of vrijwilliger van onze klant). In elk geval dienen wij u, als betrokkene van wie persoonsgegevens door ons verwerkt worden, op het volgende te wijzen.

1. Verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens

De verantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens is Accountantskantoor Q-bus, gevestigd te Grotesteenweg 110, 2600 Antwerpen, met ondernemingsnummer 0475.877.347.

Het kantoor is ingeschreven bij het Institute for Tax Advisors and Accountants (ITAA) onder erkenningsnummer 50168396.

Voor alle vragen met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens kunt u ons bereiken via post op bovenstaand adres of via e-mail: privacy@q-bus.be.

2. Doeleinden van de verwerking van persoonsgegevens

Het kantoor verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

A. Wettelijke verplichtingen inzake witwaspreventie (Wet van 18 september 2017)

1. In toepassing van artikel 26 van deze wet moet ons kantoor de volgende persoonsgegevens verzamelen van cliënten en hun lasthebbers: naam, voornaam, geboortedatum en -plaats en, indien mogelijk, adres.
2. Eveneens dienen we persoonsgegevens te verzamelen van uiteindelijke begunstigden van cliënten: naam, voornaam, geboortedatum en -plaats, en adres (voor zover mogelijk).

Deze verwerking is een wettelijke verplichting. Zonder deze gegevens kunnen wij geen zakelijke relatie aangaan (artikel 33 van de Wet van 18 september 2017).

B. Andere wettelijke of gerechtelijke verplichtingen

Verwerkingen kunnen ook voortvloeien uit verplichtingen tegenover Belgische, buitenlandse of internationale overheden of instanties (bv. fiscale verplichtingen zoals btw-listings en fiches, sociale verplichtingen, gerechtelijke bevelen).

Ook hier is de verwerking wettelijk verplicht. Zonder deze gegevens kunnen wij onze taken niet uitvoeren.

C. Uitvoering van een overeenkomst

Voor de uitvoering van onze opdrachten op boekhoudkundig en fiscaal vlak verwerken wij persoonsgegevens van onze cliënten, hun personeelsleden, bestuurders, vrijwilligers, leden, klanten en leveranciers. Zonder deze gegevens kunnen wij onze opdracht niet naar behoren uitvoeren.

3. Welke persoonsgegevens worden verwerkt en van wie?

Ons kantoor kan onder meer de volgende persoonsgegevens verwerken:

• Voornaam, naam, e-mailadres, adres
• Biometrische gegevens (bv. kopie e-ID of paspoort)
• Ondernemingsnummer, nationaal nummer
• Voor aangiftes personenbelasting via Tax-on-web: gegevens over kinderen, lidmaatschap van vakbond of politieke organisatie, medische gegevens

De gegevens worden aangeleverd:

• door de betrokkene zelf of zijn/haar vertegenwoordiger;
• door onze cliënten m.b.t. hun werknemers, klanten, leveranciers, leden of vrijwilligers;
• via openbare bronnen (bv. KBO, Belgisch Staatsblad, Nationale Bank van België).

Persoonsgegevens worden alleen verwerkt voor zover noodzakelijk voor de onder punt 2 vermelde doeleinden. Ze worden niet doorgegeven aan derde landen of internationale organisaties.

4. Ontvangers van gegevens

Persoonsgegevens worden enkel gedeeld:

• met externe dienstverleners (verwerkers) die namens en onder controle van het kantoor werken, zoals:
  • e-boekhoudsoftware en klantenportalen
  • externe medewerkers (bv. bedrijfsrevisor, notaris)
  • erkende sociale secretariaten
• met bevoegde overheden of gerechtelijke instanties indien wettelijk verplicht.

Het kantoor zal nooit persoonsgegevens verkopen, verhuren of uitwisselen met andere partijen zonder uw uitdrukkelijke toestemming.

Het kantoor kan alle noodzakelijke maatregelen nemen om zijn website en informaticasystemen goed te beheren.

5. Veiligheidsmaatregelen

Het kantoor heeft passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen getroffen om ongeoorloofde toegang, verlies of wijziging van persoonsgegevens te voorkomen.

Deze maatregelen gelden ook voor alle verwerkers waarop het kantoor een beroep doet.

6. Bewaringstermijn

6.1. Gegevens in het kader van de Wet van 18 september 2017

Identificatiegegevens en bewijsstukken van cliënten, lasthebbers en uiteindelijke begunstigden worden maximaal tien jaar bewaard na het einde van de zakelijke relatie of na een occasionele verrichting (artikel 60 van de wet).

6.2. Andere persoonsgegevens

Deze worden bewaard zolang wettelijk vereist is (bv. boekhoud-, fiscale of sociale wetgeving).

6.3. Verwijdering

Na het verstrijken van de wettelijke bewaartermijnen worden de persoonsgegevens gewist, tenzij een andere wet een langere termijn vereist.

7. Rechten van betrokkenen

7.1. Beperkte rechten onder de antiwitwaswet

Voor persoonsgegevens verwerkt onder de Wet van 18 september 2017 gelden beperkingen op de rechten van betrokkenen (art. 65):

U beschikt niet over het recht op toegang, rechtzetting, gegevensoverdraagbaarheid, vergetelheid, bezwaar, profilering of kennisgeving van veiligheidsinbreuken.

U kan echter onrechtstreeks toegang vragen via de Gegevensbeschermingsautoriteit, die uw aanvraag onderzoekt. Zie punt 8 hieronder.

7.2. Geen geautomatiseerde besluitvorming of profilering

Het kantoor maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming of profilering zoals bedoeld in artikel 22 van de GDPR.

7.3. Uw rechten voor alle andere persoonsgegevens

Voor persoonsgegevens die buiten de antiwitwaswet vallen heeft u wél de volgende rechten:

• inzage in uw gegevens;
• verbetering van onjuiste gegevens;
• wissen van gegevens (recht op vergetelheid);
• beperking of bezwaar tegen verwerking;
• overdraagbaarheid van gegevens.

U kunt deze rechten uitoefenen door een e-mail te sturen naar: vragenstaatvrij@q-bus.be

8. Klachten

Indien u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, kunt u zich richten tot:

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
📞 +32 (0)2 274 48 00
✉️ contact@apd-gba.be
🌐 www.gegevensbeschermingsautoriteit.be